shoruiya1110-DocMgr-IV.ノウハウ集

A. 利用例

本システムは見積書等のテキストによる事務文書にとどまらず、画像、AV等、多くのデータ形式にも対応します。更に、単なる台帳管理の枠を超えて、映画、音楽のジュークボックスや、web ページ作成、動画作成の様な創作活動にも利用できます。ここでは、自分自身で実施してみて役に立った事例を紹介します。

1. 文字ベースの事務文書

文字ベースの事務用文書には多くの種類があります。それぞれにフォーム ( = 書式 ) ファイルを用意すれば、全体の仕組みを大幅に変更せず容易にシステム作成が出来ます。ここでは「見積書管理」を例にとって説明します。この種の文書管理は最も基本的なものなので、この事例で各種設定を詳細に解説します。

文字ベース事務用事務文書の特徴

文書の特徴	文書の例	開くためのアプリケーション
1) 厳格な一覧表管理がなされる 2) 確立された書式を利用する 3) 日々データが追加される 4) グループ利用される	1) 計算手順を含む ( 見積書、請求書、精算書, ... ) 2) 数値データを記録する ( 品質データ報告書、実験記録, ... ) 3) 文字情報を記録、回覧する ( 議事録、稟議書, ... )	１）表計算 ( Libreoffice calc, MS Excel, ... ) ２）テキスト編集アプリ ( Libreoffice writer, MS Word, ... ) ( text editor, notepad, gedit, , ... )

見積書管理の前提条件

取り扱う資料	利用者
見積書 ( 計算式を含む表計算の書式 ) 添付資料（ PDF など )	単独の小部署、Windows 10 PC 10台程度、クラウド利用

ディレクトリ例

my PC のシステム完成後、クラウドを設定すると各 user PC に一挙にシステムとデータが同期されます。初期設定完了後はどれか１台の PC のシステムを調整すれば、クラウドの同期機能により、全 PC のシステムがアップデートされます。

管理すべき項目

管理すべき 3 つの基本項目：1) 主ファイル、 2) 文書の説明、 3) 一時ファイル
それぞれの項目を更に分割することにより、きめ細かな管理システムを作成することが可能。

基本項目	1) 主ファイル		2) 文書の説明			3) 一時ファイル
列項目	番号 (=file名)	作成日	作成者	提出先	詳細	添付	外部
実際のデータ	qt2021-10.ods	2021/04/10	Mr.1110	XXX Co.	About XXX	A1.ods	O2.ods

リストのシートデザイン

パラメーターシートの設定

全体のパラメーターの記述

	全体のパラメーター	記述例	記述のポイント
5	■ 文書の基本情報		文書種類はは正確に記入グループでの使用なので、排他、保護レベルは厳しく
6	文書種類 Form, Launcher, List	List
7	エンブレム	私達の部署の見積書
8	パスワード規定 1110	1110
9	排他レベル Group,Private	Group
10	保護レベル Both,Doc,Sheet,None	Both
11	日付フォーマット YYYY/MM/DD	YYYY/MM/DD
12	■ シートデザイン		[ 管理者 ] > [ 列幅設定 ] で、記述行 (=1) に記入された数値に基づき、各列の幅が自動的に変更される行設定を part にし、見出しの最終行もパラメーターに記述する。列幅記述行 (=1) を除き、2 - 4 行が見出し行としてセルへの記述数値に基づき行高さが設定される
13	列設定巾記述行 default=1	1
14	〃　　最終列	Z
15	〃　　最終表示列	H
16	〃　　規定の巾	15
17	行設定 allow,Part,Forbit	Part
18	〃　　行高記述例 default=A	A
19	〃　　最終行	4
20	〃　　表示最終行
21	規定の高さ(mm)	6
22	■ 印刷設定		次々とデータが追加される表なので、タイプは Line を選択ライン印刷の設定ページ印刷の設定
23	印刷　タイプ　Line,Page	Line
24	〃　　列範囲（左）	B
25	〃　　〃　　（右）	H
26	〃　　繰返す行（上）	2
27	〃　　〃　　　（下）	4
28	〃　　情報セル（上）
29	〃　　〃　　　（下）
30	■ 発信者情報		予期せぬ改変により発信者情報が消されてしまっても、簡単に元の状態に復帰できる機能
31	発信者　文字列　 1
32	〃　　　〃　　　 2	私達の会社
33	〃　　　〃　　　 3	私達の部署
34	〃　　　書込セル 1	H2
35	〃　　　〃　　　 2	H3
36	〃　　　〃　　　 3

リストのシートデザイン

Overview	Manual	Setup	Tips
概要	利用法	設定	ヒント集